Algemeen Administratief Medewerker

, Vlaams-Brabant

Wil je je carrière als Administratief medewerker een groeiboost geven? Welkom bij PIA Group, de 4de grootste accountancy-, audit- en advisorygroep van België. Onze kracht ligt in een netwerk van 39 lokale kantoren die heel dicht bij ondernemers en zelfstandigen staan. Maar we zijn ook sterk als een landelijke groep. Op ons hoofdkantoor in Gent slaan we de handen in elkaar om de PIA partners maximaal te ondersteunen in IT en digitale tools, administratieve hulp, HR en advisory, en zo als één team samen verder te groeien. Groei jij mee binnen de meest ambitieuze financiële expertengroep van België?

Voor een kantoor aangesloten onder de groep regio Brussel zijn we op zoek naar een algemeen administratief medewerker

Jobomschrijving

Je staat in voor het onthaal van klanten en handelt zelfstandig algemene administratieve taken voor het kantoor af

  • Ontvangt de klanten op kantoor en staat in voor het telefonisch onthaal van interne en externe klanten
  • Verzorgt en beheert de agenda van de kantoorverantwoordelijke
  • Beheert de vergaderzalen, volgt de reservaties op en zet de zalen klaar
  • Streeft een net kantoor na en stuurt de poetshulp bij waar nodig
  • Verwerkt en verdeelt de binnenkomende post
  • Volgt de verstuurde aangetekende zendingen op en zorgt voor de classificering van ondertekende stukken
  • Zet volmachten en mandaten klaar
  • Verzorgt de opmaak en lay-out van alle standaarddocumenten en brieven volgens de gangbare huisstijl
  • Biedt ondersteuning bij scanning in het kader van digitalisering
  • Leest identiteitskaarten van klanten in en koppelt deze in vastgelegde tools.
  • Staat in voor het opstarten en afsluiten van projecten aan de hand van de projectfiche en geeft de projectfiche door aan de betrokken Project Managers op HQ
  • Vult de beschikbare budgetten voor een specifiek project aan
  • Beheert de taskflows in de vastgelegde tools.
  • Volgt de outbourding procedure van cliënten op
  • Doorloopt de CAP-procedure
  • Plant de gekregen taken efficiënt en zelfstandig in
  • Neemt initiatief om taken autonoom af te werken en vraagt tijdig werk bij
  • Bestelt broodjes en volgt de kas op
  • Plaatst bestellingen rekening houdend met een goed beheer van het economaat van het kantoor
  • Volgt beschikbaarheden van de collega’s op (tijdsregistraties), geeft afwezigheden wegens ziekte in de vastgelegde tool in en scant de ziektebriefjes in

Je ondersteunt de commercieel verantwoordelijke op administratief vlak wat betreft de commerciële processen en volgt het facturatieproces op

  • Staat de cliënt bij met de aanvraag van subsidies via de KMO-portefeuille
  • Legt jaarrekeningen neer bij de NBB
  • Doet aangifte van roerende voorheffing op Rv-on-web
  • Beheert Biztax, doet aangiftes en beantwoordt vragen van de overheid met betrekking tot deze aangiftes
  • Verwerkt verkregen informatie tot btw-listings en dient deze in via Intervat
  • Biedt nazorg bij juridische zaken zoals KBO aanpassingen, het activeren, wijzigen en stopzetten van btw-nummers, het aansluiten bij sociaal verzekeringsfonds, …
  • Staat in voor het voorbereiden, plannen en opvolgen van klantenbezoeken in afstemming met de betrokken commerciële medewerker.
  • Maakt en volgt offertes en opdrachtbrieven op
  • Biedt eerstelijnsbijstand aan klant inzake toolgebruik
  • Bereidt commerciële presentaties en meetings voor
  • Biedt ondersteuning bij de commerciële rapportering
  • Volgt in opdracht van de CCO de budgetten bij de betrokken commerciële medewerker op
  • Communiceert vlot en treedt in interactie met de collega’s voor wie opdrachten worden uitgevoerd
  • Doet gerichte klantencommunicaties in overleg met de kantoorverantwoordelijke of HQ

Je streeft naar cliëntentevredenheid

  • Toont een ruime interesse in de cliënt
  • Beheert efficiënt alle informatie met betrekking tot de cliënt
  • Zorgt voor een duidelijke communicatie met de cliënt
  • Behandelt klachten in overleg met de betreffende commerciële medewerker

Je streeft naar efficiëntie in de aanpak van opdrachten

  • Plant efficiënt en zelfstandig de gekregen taken in
  • Neemt initiatief om taken autonoom af te werken en tijdig werk bij te vragen
  • Communiceert rond verbetervoorstellen, spoort inefficiënties op en zoekt naar efficiëntere methodes

Wie ben jij?

  • Beschikt over een bachelor of is gelijkwaardig door ervaring, idealiter 3-5 jaar ervaring
  • Beschikt over een doorgedreven kennis van MS Office
  • Beschikt over een goede kennis van de relevante softwaretoepassingen of is gemotiveerd om deze verder aan te leren: Admin Consult, MyCentro, JIRA, Rv-on-web, Biztax, Intervat, Finasset, WinAcc, Corporate Desk, Belcofin, diverse overheidsapplicaties, …
  • Staat open om bijkomende opleiding(en) te volgen

Wat mag je van ons verwachten?

  • Je versterkt een gemotiveerd en deskundig team binnen één van onze kantoren. 
  • Je gaat aan de slag in een ambitieuze groep in volle groei waar een betrouwbare en goede administratief medewerker veel nieuwe mogelijkheden vindt.
  • Je krijgt vertrouwen en verantwoordelijkheid. Kantoren binnen PIA Group beschouwen elke schakel in hun organisatie als cruciaal.
  • Je komt terecht in een dynamisch en hecht team, waar “play hard” even belangrijk is als “work hard”.
  • Je ontvangt een méér dan marktconforme verloning aangevuld met heel wat extra legale voordelen en een flexibele uurregeling.